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Fallstudie - KI in der Räderwechselzeit

Mit KI-Agenten mehr Service und weniger Stress

»Mit der KI-Agentin Carla haben wir ein System, das genau wie ein Mensch arbeitet – nur schneller, fehlerfreier und jederzeit verfügbar.«

Wie CXBox Carla bei Ramsperger Automobile den Kundenservice in der Hochsaison sichert. 

»Carla ist für uns längst kein Tool mehr – sie ist Teil unseres Teams.«

Zweimal im Jahr ist sie da – die Räderwechselzeit. Für Kunden ein kurzer Werkstattbesuch, für Autohäuser ein organisatorischer Kraftakt. Bei Ramsperger Automobile bedeutete das: klingelnde Telefone, gestresstes Personal, lange Wartezeiten. Heute übernimmt Carla, die KI-Agentin von LDB, die Terminvergabe – rund um die Uhr, automatisiert, integriert ins System.

22.171 Anrufe hat Carla innerhalb von 6 Monaten entgegengenommen, klassifiziert und verarbeitet – vollautomatisch, schnell und verlässlich.

Carla übernimmt die Terminvergabe, Rückrufkoordination und Standardanfragen – das Team hat wieder mehr Zeit für individuelle Kundengespräche vor Ort.

In nur 4 Monaten hat Carla über 1.300 WhatsApp-Nachrichten beantwortet. Die KI erweitert klassische Kommunikationswege – ganz im Sinne der Kunden.

»Unsere Kundinnen und Kunden merken sofort: Hier ist jemand erreichbar. Immer. Zu jeder Zeit.«

Prokurist Oliver Ernst, Ramsperger Automobile

Ziele

Das Team von Ramsperger Automobile wollte den Kundenservice nicht nur in saisonalen Hochphasen zukunftsfähig aufstellen.

Die Hauptziele: die telefonische Erreichbarkeit deutlich verbessern, Mitarbeitende im Tagesgeschäft spürbar entlasten, die Terminvergabe automatisieren und die Qualität der Kundenkommunikation auf einem konstant hohen Niveau halten – auch außerhalb der Öffnungszeiten. Gleichzeitig sollte die Lösung in bestehende Systeme integriert werden

Herausforderungen

Gerade in Stoßzeiten wie dem halbjährlichen Räderwechsel nimmt das Telefonaufkommen im Autohaus massiv zu. Mehr als 80 Prozent der Kundinnen und Kunden greifen bei der Terminvereinbarung nach wie vor zum Hörer – oft mit hoher Dringlichkeit und Erwartung an schnelle Antwort. Das führte im Team zu wachsendem Druck, Zeitmangel und gelegentlich verpassten Chancen.

Die Herausforderung: Wie lässt sich eine dauerhaft hohe Erreichbarkeit sicherstellen, ohne zusätzliches Personal und mit minimalem manuellem Aufwand?

Lösungen

Mit der Einführung von der KI-Agentin Carla setzt Ramsperger Automobile auf eine spezialisierte KI-Lösung für den Kundendialog. Carla erkennt eingehende Anfragen per Telefon oder WhatsApp, versteht Automotive Anliegen , prüft die Verfügbarkeit im System und bucht den passenden Slot – ganz ohne Wartezeit.

Bei komplexeren Fällen oder besonderen Rückfragen übergibt sie den Vorgang automatisiert an den richtigen Mitarbeitenden. Die gesamte Kommunikation wird dabei strukturiert dokumentiert – direkt in der CXBox.

Ergebnisse

Bereits im ersten Einsatzzeitraum verarbeitete Carla über 22.000 Anrufe, davon mehr als 1.500 konkrete Terminwünsche. 261 Termine wurden komplett KI-basiert gebucht, ohne manuelles Eingreifen.

KI-Lösungen entfalten nur dann ihr volles Potenzial, wenn sie vom Kunden akzeptiert werden. Nur dann entstehen Vertrauen und Nutzen. Persönliche Begegnungen bleiben im Autohaus unverzichtbar – gerade im Verkauf und Service.

Auch der WhatsApp-Kanal wurde erfolgreich aktiviert: Über 1.300 Nachrichten wurden automatisch beantwortet – vom Erstkontakt bis zur Rückmeldung bei Nachfragen. 

»Unser Anspruch ist es, Service ohne Wartezeit zu bieten – auch am Sonntagabend. Und das funktioniert jetzt,« freut sich Oliver Ernst.

Für das Team bedeutet das: spürbare Entlastung, mehr Zeit für individuelle Beratung – und zufriedene Kunden, die immer jemanden erreichen, auch nach Feierabend.

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